AC000112 We werken met een efficiënt document- en archiefsysteem.

We werken met een efficiënt document- en archiefsysteem.

Doel van dit project is onze informatie beter te beheren en sneller terug te vinden, zowel in de dynamische als in de archieffase. Dit organisatiebrede project valt uiteen in drie delen: opkuis en uniformisatie van de mappenstructuur,  de creatie van de series (documenten) in het wettelijk verplichte serieregister en de overdracht van digitaal gemeentearchief naar het gekoppelde Digitaal Archief Vlaanderen.

Om dit grootscheepse project in goede banen te leiden wordt beroep gedaan op externe begeleiding van Cronos/Zeticon via de raamovereenkomst van Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid. Volgende documenten werden opgemaakt: visie informatiebeheer, governance informatiebeheer, procedure levenscyclusbeheer, procedure overdragen, procedure vernietigen.

In het Serieregister werden 77 series gepubliceerd (dwz goedgekeurd door de selectiecommissie) en staan er 200 klaar met de status 'geldig' (dwz in voorbereiding).

Voor volgende teams werden de series aangemaakt en werd de mappenstructuur aangepast: beleidsondersteuning, strategie/communicatie, ict/gegevensbeheer, aankoop/facility, veiligheid/evenementen.

Abonnement RM-Tool:  5.828,57 euro (gunning CBS 3/09/2025)

Consulting Cronos/Zeticon: 7.617,10 euro  (CBS 21/01/2026)

Aansluiting DAV : 5.000 euro (via budgetwijziging) (CBS 6/05/2026)

Het project volgt de vooropgestelde planning.